企业合规之未签署书面劳动合同的风险分析
【摘要】《中华人民共和国劳动合同法》第十条明确规定了企业在与员工建立劳动关系时应当订立书面的劳动合同，但企业在实际经营中往往忽略该法定义务，本文将从未签署书面劳动合同的法律风险、各地关于双倍工资差额仲裁时效司法实践裁判差异，以及企业风险前置防控三个维度分析，为企业提供合规指引。
【关键词】企业合规；书面劳动合同；双倍工资
企业日常经营过程中，劳动人事合规是重要的内控要求，如员工基于各种原因，在入职后未与用人单位签署书面的劳动合同，根据《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条**款之规定，企业将面临支付双倍工资的法律风险。本文将从企业未签署书面劳动合同的法律风险、各地关于双倍工资差额仲裁时效司法实践裁判差异，以及企业风险前置防控三个维度分析，为企业提供合规指引。
一、员工入职后未签书面劳动合同的法律风险
（一）员工有权要求支付双倍工资差额的法律风险
根据《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条**款“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。”之规定，员工入职后超过一个月不满一年未签订书面合同，用人单位需要支付最长11个月的二倍工资差额。
（二）视为订立无固定期限合同的法律风险
根据《中华人民共和国劳动合同法》第十四条第三款“用人单位自用工之日起满一年不与劳动者订立书面劳动合同的，视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同。”之规定，用人单位自用工之日起满一年不与员工订立书面合同视为订立无固定期限劳动合同，用人单位在与该名员工履行无固定期限劳动合同过程中，如单方违法解除与其之间的劳动关系将面临支付经济赔偿金（2N）的风险。
另外，虽然《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条第二款“用人单位违反本法规定不与劳动者订立无固定期限劳动合同的，自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动者每月支付二倍的工资。”规定了未订立书面无固定期限劳动合同，用人单位可能面临支付二倍工资的风险，但根据《人力资源社会保障部、**人民法院关于劳动人事争议仲裁与诉讼衔接有关问题的意见(一) 》“二十、用人单位自用工之日起满一年未与劳动者订立书面劳动合同，视为自用工之日起满一年的当日已经与劳动者订立无固定期限劳动合同。存在前款情形，劳动者以用人单位未订立书面劳动合同为由要求用人单位支付自用工之日起满一年之后的第二倍工资的，劳动人事争议仲裁委员会、人民法院不予支持。”之规定，如员工入职后满一年仍未订立书面劳动合同，视为已经订立无固定期限劳动合同，如员工主张入职满一年后未签署无固定期限劳动合同的第二倍工资的，不会被支持。
（三）用工关系认定争议
首先，未签署书面劳动合同的，对于是否构成劳动关系的认定会产生争议。根据《劳动和社会保障部关于确立劳动关系有关事项的通知》**条“一、用人单位招用劳动者未订立书面劳动合同，但同时具备下列情形的，劳动关系成立。（一）用人单位和劳动者符合法律法规规定的主体资格；（二）用人单位依法制定的各项劳动规章制度适用于劳动者，劳动者受用人单位的劳动管理，从事用人单位安排的有报酬的劳动；（三）劳动者提供的劳动是用人单位业务的组成部分。”之规定，员工主张构成事实合同关系需要符合上述三点，如员工能够举示工资支付凭证或记录，缴纳社保费用记录，用人单位曾发放“工作证”等能够证明身份的证件，或入职填写的招聘“登记表”等招用记录，考勤记录及其他劳动者证言等证据，可以作为认定双方之间构成劳动关系的重要依据。
其次，未签署书面劳动合同，可能引发工资标准不明确的争议。根据《中华人民共和国劳动合同法》第十一条“用人单位未在用工的同时订立书面劳动合同，与劳动者约定的劳动报酬不明确的，新招用的劳动者的劳动报酬按照集体合同规定的标准执行；没有集体合同或者集体合同未规定的，实行同工同酬。”之规定，如员工入职后，用人单位未与员工签署书面劳动合同，则可能引发工资不明确的争议，根据规定，将按照其他岗位同工同酬的标准实施。
二、企业对员工主张双倍工资差额的抗辩事由
（一）有其他证据材料能够证明劳动关系成立
依据《四川省高级人民法院民事审判**庭关于印发<关于审理劳动争议案件若干疑难问题的解答>的通知》“20.用人单位与劳动者签署的能够证明劳动关系内容的书面材料（如应聘登记表、聘用通知书、员工登记表等）包括了劳动期限、劳动报酬等内容，并按该内容实际履行的，应视为双方签订了书面劳动合同，用人单位不需要支付劳动者未签订书面劳动合同的二倍工资。”，《陕西省高级人民法院印发<陕西省高级人民法院关于审理劳动争议案件若干问题的解答>的通知》“13.问：入职申请表、应聘登记表等文件是否可视为双方已经订立了书面劳动合同，及用人单位是否应向劳动者支付未签订书面劳动合同的二倍工资？答：用人单位与劳动者虽未签订书面劳动合同，但双方所签订的入职申请表、应聘登记表、聘用通知书、员工登记表等文件内容中仅约定了工作岗位、工作期限、劳动报酬等部分内容，不完全具备《中华人民共和国劳动合同法》第十七条规定了劳动合同的必备条款，但明确了双方的主要劳动权利义务，符合劳动合同的本质特征，可以视为双方订立了书面劳动合同。用人单位无需向劳动者支付未签订书面劳动合同的二倍工资，上述有效的劳动合同条款对双方都具有约束力。”之规定，以及《**人民法院公报》2013年第12期所发布的公报案例：北京泛太物流有限公司诉单晶晶劳动争议纠纷案中“二倍工资的立法目的在于提高书面劳动合同签订率、明晰劳动关系中的权利义务而非劳动者可以从中谋取超出劳动报酬的额外利益。结合单晶晶持有的《员工录用审批表》分析，该表已基本实现了书面劳动合同的功能。表中明确约定了单晶晶工作部门、工作地点、聘用期限、试用期、工资待遇等，并附有泛太物流公司法定代表人苏树平的签字，该审批表内容已经具备劳动合同的要件，能够既明确双方的劳动关系又固定了双方的权利义务，实现了书面劳动合同的功能”的评述内容。
如用人单位能够举示其他证明材料，例如：员工入职的应聘登记表、聘用通知书、员工登记表等，已经明确记载了工作部门、工作地点、聘用期限、试用期、工资待遇等重要的书面劳动合同内容，则可以视为上述文件实现书面劳动合同的功能，确定双方劳动关系之间的权利义务，不支持员工主张双倍工资差额的请求。
（二）抗辩仲裁时效已经届满
依据《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第二十七条**款“劳动争议申请仲裁的时效期间为一年。仲裁时效期间从当事人知道或者应当知道其权利被侵害之日起计算。”因未签订书面劳动合同的二倍工资之性质属于“惩罚性赔偿金”，并非劳动者提供正常劳动而应得之劳动报酬，应以劳动者“知道或者应该知道其权利被侵害之日”开始计算仲裁时效。各省（市）的司法实践对于仲裁时效的起算节点存在不同裁判观点，主要的观点为按月（日）计算仲裁时效和整体计算仲裁时效。
1.按月（日）计算仲裁时效规定
一种观点认为，增加一倍部分的仲裁时效，可自员工主张权利之日起向前一年按日或月计算，据此实际给付的二倍工资不超过十二个月，但有证据证明没有超过仲裁时效期间的除外，持此种观点的有四川⑴、北京、内蒙古、江西等。
2.整体计算仲裁时效
另一种观点认为，员工请求用人单位支付未签订劳动合同二倍工资可视为同一合同项下约定的具有整体性和关联性的定期给付之债，应当作为整体之债对待，仲裁时效应从用人单位与其补订劳动合 同之日或者视为双方已订立无固定期限劳动合同之日起计算，即员工主张二倍工资的时效从用人单位应当支付二倍工资的最后一个月届满之日起计算。持此种观点的有云南⑵、湖南、山东、陕西等。
（三）其他抗辩事由
依据《四川省高级人民法院民事审判**庭关于印发<关于审理劳动争议案件若干疑难问题的解答〉的通知》“30.用人单位高管人员依据《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条规定向用人单位主张未签劳动合同二倍工资的，可予支持，但用人单位能够证明该高管人员职责范围包括管理订立劳动合同内容的除外。对有证据证明高管人员向用人单位提出签订劳动合同而被拒绝的，仍可支持高管人员的未签劳动合同二倍工资请求。用人单位的人事管理部门负责人或主管人员依据《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条规定向用人单位主张未签劳动合同二倍工资的，如用人单位能够证明订立劳动合同属于该人事管理部门负责人的工作职责，不予支持。有证据证明人事管理部门负责人或主管人员向用人单位提出签订劳动合同，而用人单位予以拒绝的除外。”之规定，如主张未 签署书面劳动合同的员工为高管或人事管理部门负责人、法定代表人、主要负责人等，则根据实际情况及当地的司法裁判标准进行分析。
三、企业合规建议
（一）全流程防控体系
1.入职环节：可采用电子签约系统，确保书面劳动合同在员工入职后30日内签署。
2.用工管理：建立合同到期前60日预警机制。
3.证据留存：保存合同送达记录、签订书面劳动合同过程录像等。
（二）特殊情形应对
1.员工拒签情形：立即送达书面的《签订劳动合同通知书》，留存邮政EMS回执。
2.劳务派遣用工：审查派遣单位与劳动者合同签订情况。
3.退休返聘人员：签订书面劳务协议明确法律关系。
综上，员工入职后未签署书面劳动合同的，将面临支付双倍工资差额的风险及视为订立无固定期限劳动合同的风险，因此，建议企业的人力资源管理部门在员工入职后，及时督促员工签署书面劳动合同，避免承担相应的法律责任。
注释
⑴ 《四川省高级人民法院民事审判**庭关于印发<关于审理劳动争议案件若干疑难问题的解答>的通知》“31.劳动者请求用人单位支付未订立书面劳动合同二倍工资差额的，仲裁时效期间应依照《劳动争议调解仲裁法》第27条第1、2、3款的规定确定，从未订立书面劳动合同满一月的次日起计算一年。上述仲裁时效期间应按月计算，从劳动者主张权利之日起向前倒推一年，对超过一年的二倍工资差额不予支持。”
⑵《云南省高级人民法院、云南省人力资源和社会保障厅关于印发<云南省高级人民法院云南省人力资源和社会保障厅关于审理劳动人事争议案件若干问题的座谈会纪要>的通知》”三、 二倍工资的计算和例外情形……二倍工资属于惩罚性赔偿，不属于劳动报酬，适用《劳动争议调解仲裁法》第二十七条**款的规定，即一年的仲裁时效。因用人单位与劳动者未订立书面劳动合同的行为处于持续状态，劳动者主张二倍工资的时效从用人单位应当支付二倍工资的最后一个月届满之日起计算。”
责任编辑：刘 艳